会议系统解决方案（会议自动化系统实现方案）

会议自动化系统实现方案

会议是企业中不可避免的一部分，它的顺利进行对于公司的运转至关重要。然而，很多公司都出现了因会议管理不善导致的问题，比如会议纪要难以准确记录、会议对象难以参与等等。为了解决这些问题，我们可以引入一套完备的会议自动化系统，本文将会简单介绍如何实现这一系统。

系统介绍

会议自动化系统主要是指将会议管理流程进行自动化，同时打通企业的各项业务，从而实现会议信息更加透明、高效的目标。该系统包含了多个子模块，比如预定会议室、会议须知、会议签到、会议记录等。该系统与企业内部应用系统打通，比如与OA系统、企业微信等进行集成。

系统解决方案

为了实现会议自动化系统的功能，我们需要解决多个问题。下面将会逐一介绍。

会议室预定问题

会议室预定一直是一个让人头疼的问题。一些大型企业会有专门的接待人员，在接到会议申请后，手动处理申请流程。但是，这个过程通常是耗费人力和时间的。我们可以通过将会议信息嵌入企业内部应用系统中，进行在线预定会议室。

具体操作步骤如下:

• 员工登录企业OA系统，搜索目标会议室，查询可用时间段
• 填写会议信息（时间点、与会人员、会议名称等）
• 申请提交，等待审批，OA系统后台进行预定。

会议须知问题

会议须知通常是企业为参会人员提供的注意事项、日程表、交通路线等信息。将这些文件以附件的形式发送到参会人员邮箱中，有很大的不便。我们可以通过将信息嵌入企业微信中，为参会人员提供更加便捷的服务。

具体操作步骤如下:

• 企业微信中创建一个临时会议群组或者企业群组
• 将会议信息、会议须知、会议日程等信息进行群内发送，再以PDF附件的形式进行存档
• 参会人员可以随时查看这些资料，还可以通过提问、点赞等形式提出问题或者反馈意见。

会议记录问题

会议记录通常是指会议时的会议纪要或会议笔记。如果会议记录不全面且不及时，会影响后续的工作流程。我们可以通过将会议记录自动化嵌入企业OA系统中，解决该问题。

具体操作步骤如下:

• 将参会人员信息进行登记并记录
• 以PDF文件形式进行会议记录，包括会议结果、会议决定、会议待定事项等内容
• 提交信息后，自动以录入人的名字进行盖章。

总结起来，会议自动化系统可以通过嵌入OA系统与企业微信中，将会议管理流程自动化，不仅可以提高会议效率，更可以节约企业成本。企业可以根据实际情况自行选择不同的模块进行引入该系统。